こんにちは。CCアーキテクトのマーケティング部のマーゴです。
テレワークは働き方改革の一環として推奨されています。けれども、電話対応のためにどうしても誰か会社にいなきゃ、という悩みを抱えている人が多いですね。今回は、この悩みを解消する方法を紹介したいと思います。
会社にいなくても電話対応できる手段
電話転送サービス
電話転送サービスとは、固定電話宛ての着信を別の端末に転送するサービスです。会社の代表番号にかかってきた電話を予め設定しておいた番号に転送すれば、別の固定電話、あるいは携帯電話で応答できます。社内外問わずいつでもどこでも転送を受け電話対応を可能とします。
ただし、設定した番号に都度転送されますので、設定された電話番号を受け持つスタッフに常に電話が着信されるような状態となり、負担が偏ってしまいます。また、電話転送する際に料金が発生しますので、コストがかかるのもデメリットです。
電話代行サービス
文字通り、電話代行サービスは電話対応を代わりに対応してくれるサービスとなります。一次の電話対応は専任オペレーターが対応してくれます。顧客名や要件を聞き取ってくれて取次の業務を行うや、電話注文代行などのサービスもあります。（もちろん複雑性によって料金が異なります）要件に応じて折り返しなどで対応しますので、電話対応の負担を減らせます。
電話の業務を一部外部に委託することなので、もちろんコストがかかります。その代わりに社員が電話対応しなくて良いので、業務に集中できるのがメリットです。
チャットなどのツールで代わりに対応する
近年電話以外、Web会議やチャットなどのコミュニケーション手段も良く使われています。Web会議、音声電話やチャットは、インターネットさえ接続すれば場所問わずどこでも対応できますので、電話の代わりに、あるいは電話と併用するケースが多いです。
しかし、これらのツールを導入するによって、コミュニケーション基盤が分散されるので、コミュニケーション基盤を一元管理したい企業様には不向きですね。
クラウドPBXの活用
PBXをクラウド上で設置するによって、インターネット回線を活用し、スマホやパソコンで内線・外線を使えます。社内に限らず、外出先や家にいても会社電話として発着信できます。なので、働き方改革の一環としてPBXをクラウド化するのを検討される企業が増えています。
ただし、クラウドPBXの品質は通信環境によって落ちる可能性があります。インターネット回線を使用するので、通信環境悪い環境や、アクセス集中などの理由で音声品質が悪くなる恐れがあります。
併せて読みたい
3CXクラウドPBX（3CXクラウドパック）サービスとは？
3CXとは統合コミュニケーションを提供する、オープン標準型IPPBX（構内交換機）のことです。サーバーなどの他に、3CXはクラウド上でも管理できます。つまりAWSなどのクラウドサービスを介して、3CXを使うことができるのです。
電話転送（外線・内線）などの基本の電話機能がもちろん、各種コミュニケーションツール（スマホ内線、Web会議、ライブチャット、チャット）も追加料金なしで使えます。また、Teamsとの連携も可能ですので、コミュニケーションツールをすべて同じで基盤で運用できるので、管理は楽になります。
3CXクラウドの他のメリット
必要な同時通話数に応じた料金プラン
ユーザー数ではなく、回線の使用頻度で料金体制を選べるため、コストを削減できます。
電話回線自由に選べる
NTTひかり電話、楽天コミュニケーションズIP電話サービスやおとくラインINS64/1500など、様々な電話回線を使用可能。
設備コストを大幅削減
自社内にPBXを設置する必要が無いので、導入コストに加えて、保守・運用コストを大幅に削減できます。
ランニングコストの削減
頻繁に発生する電話機の移動や、電話機表示の変更なども容易に行えますので、運用・管理コストを大幅に削減できます。
回線の利用状況を可視化
回線の使用状況を把握したり、通話ログを確認したり、通話録音を再生するなど、WEB管理画面からすべての拠点の状況を確認できます。
詳しくはこちらにてご覧ください。
https://cloudpbx.cc-arc.com/
3CXクラウドパックにご興味ある方に、無料相談・無料デモ貸出をご用意しておりますのでぜひお気軽にお問い合わせください。
