電話業務において、重要な電話を逃さず、適切な担当者に繋ぐことは非常に重要です。この記事では、電話転送の基本的な方法とそのメリット・デメリット、そして特に3CXを使用する場合の利点について詳しく解説します。
電話転送の重要性
電話転送を活用することで、以下のような利点があります。
大事な電話を逃さない
お客様や取引先からの重要な電話を確実に受け取ることができます。特にクライアントからの緊急の依頼や問い合わせ、重要な商談の確認など、タイムリーに対応しなければならない状況で、電話転送は欠かせない機能です。
別の端末で応答したい
オフィスにいないときでも、スマートフォンや自宅の電話で対応できます。例えば、外出中やテレワーク中の社員でも、携帯電話に転送されることで、常にオフィスの電話に対応可能です。これにより、仕事の効率が上がり、お客様への対応力も向上します。
担当者に繋ぐため
専門的な対応が必要な場合、適切な担当者にスムーズに繋ぐことができます。顧客対応を一度で完了させるためには、適切な部門や担当者に迅速に繋げることが重要です。電話転送を活用することで、顧客満足度の向上にも繋がります。
電話転送の方法
電話機の保留機能
保留ボタンを押して、担当を直接呼び出す方法です。担当者が応答する際に保留ボタンを押して解除し通話することができます。これは厳密には電話の転送ではありませんが、社内で席が違う場合によく使われます。例えば、同じフロア内での移動が多い場合、この方法が便利です。ただし、距離が離れると番号で転送するか、内線転送を利用する必要があります。
電話番号で転送
かかってきた電話を自動で他の電話番号に転送するサービスがあります。よく知られているのはNTTの「ボイスワープ」で、月額利用料と転送時の通話料がかかります。この方法の利点は、外出中や異なる場所にいる際にも、会社の電話に応答できる点です。ただし、転送するたびに通話料金が発生するため、コストがかかるというデメリットもあります。
内線転送
PBX（構内交換機）の機能を使い、内線機能を活用して電話を他の内線番号に転送する方法です。例えば、オフィス内で担当者が異なるフロアや部署にいる場合、この方法が非常に有効です。PBXによって機能が異なる場合があるため、メーカーに確認することが重要です。内線転送は、特に大規模なオフィス環境で役立ちます。
電話番号で転送するデメリット
転送する際に都度電話料金がかかる
電話を転送するたびに通話料が発生するため、頻繁に転送を行う場合、コストが高くなります。これは特に長距離の転送や、国外への転送が必要な場合に顕著です。
複数の電話番号を持たないといけない
電話を転送するためには、各転送先の電話番号を管理する必要があります。これにより、電話番号の管理が煩雑になり、新たな番号を取得する必要が生じることもあります。
内線で転送するメリット
コストを削減できる
内線転送では、番号で転送する際の通話料金が発生しません。これにより、頻繁に電話を転送する必要がある企業にとっては、大幅なコスト削減が期待できます。
遠隔地と柔軟なコミュニケーションが実現できる
内線転送を活用することで、電話システムによってはスマートフォンへの転送が可能です。これにより、テレワークや外出中の社員にも簡単に電話を転送でき、どこにいても業務を円滑に行うことができます。また、海外出張中のメンバーにも料金発生せずに電話を転送することが可能です。これにより、グローバルなビジネス環境にも柔軟に対応できます。
回線の管理負担を軽減できる
内線での転送により、新しい番号を契約する必要がありません。これにより、電話番号の管理が簡素化され、管理負担が軽減されます。特に大規模な企業では、このメリットは非常に大きいです。
３CXの電話転送機能
3CXはソフトウエア型のIP-PBXで、サーバーやクラウド上で管理できます。場所を問わず、電話機はもちろん、PC、スマホで会社の電話番号で発着信が可能です。
豊富な転送設定
3CXは、ボイスワープのような「無条件転送」「無応答転送」などが可能です。応答なしや話中の際の転送設定も細かく行えます。また、自分のステータスに応じて電話転送する設定が可能です。例えば、「不在」というステータスになると、すべての着信が自動で指定の転送先に転送されるなど、状況に応じた柔軟な対応が可能です。
転送先として使える端末が豊富
3CXは、多数の電話機機種に対応しており、特にCCAが取り扱うFanvil電話機とは相性抜群です。
CCA推奨する電話機のラインアップ
また、3CXの基本料金で専用のスマホアプリやパソコンのソフトフォンアプリを使用可能です。これにより、スマートフォンやパソコンでも簡単に電話を受けたり転送したりでき、非常に利便性が高いです。
複数の内線を同時鳴らすことができる
簡単に着信グループを設定でき、特定の部署に電話を転送する際に、グループ内のメンバーに同時に着信させることができます。これにより、重要な電話を迅速に複数の担当者に通知できるため、迅速な対応が可能となります。
予め部署ごとに着信グループを作成し、その着信グループの内線番号を指定することで、特定の部署に電話を転送することができます。電話が転送される際には、グループ内のメンバーに同時に着信させることができます。これにより、重要な電話を迅速に複数の担当者に通知できるため、迅速な対応が可能となります。
3CXの着信グループ転送機能の詳細については、以下をご覧ください：https://note.com/ipower/n/n9f160934c5b2
まとめ
電話転送を効果的に利用することで、会社のコミュニケーションが円滑になり、業務効率も向上します。ぜひ、これらの方法や3CXの機能を活用して、最適な電話転送システムを構築してください。
