請求処理や在庫管理、勤怠管理など、さまざまな業務がクラウドで自動化されているなか、電話対応だけは「人の手」に頼っていませんか？
実は、IP電話（SIP電話）も業務システムと連携させることで、自動で通話を発信したり、通話履歴を管理したり、社内で共有したりすることが可能になっています。
こんにちは、CCアーキテクトのWangです。この記事では、「人が操作するツール」としての電話から、「業務に自然に組み込まれた仕組み」としての電話へと変えるヒントをご紹介します。
電話の“自動化”では、何ができるの？
作業完了と同時に自動で電話をかける
「配送完了」「メンテナンス終了」など、 業務アプリでの操作にあわせて自動的に顧客へ電話を発信。
ステータス連絡やフォローアップを即時に行うことで、 必要なときに必要な人に確実に連絡できる仕組みがつくれます。
現場の作業に合わせて、「電話もしなきゃ…」というプレッシャーを、ぐっと軽くできます。
通話履歴をSharePointで“見える化”
電話の発信者、通話時間、相手先などの情報をリアルタイムでSharePointに転送し、 カード形式で一覧表示できるようにする仕組みが使われています。
スーパーバイザーや管理者は、 「誰が・いつ・どれくらい通話したか」といった情報を ひと目で把握でき、進捗管理にも活かせます。
単なる通話データの羅列よりも、カード形式で記録されたほうが断然わかりやすいですよね。
しかも、データはSharePointのリストにあるので、必要な列の追加はもちろん、次回対応予定の時間なども直接カード上で編集できます。
これこそが、本当の“見える化”ですよね！
通話結果をTeamsで自動通知し、チームで共有
「誰が・誰に・いつ電話したか」といった通話の基本情報に加えて、
その結果（例：通話成功／不在／再連絡が必要など）もTeamsへ自動で通知されます。
わざわざ口頭で引き継ぐ必要もなく、内容がそのままチャネルに流れるので、チーム全体で状況を瞬時に把握できます。
「誰かが対応済みだったのに、またかけ直してしまった…」というような重複対応も防げて、安心です。
定期発信での健康確認・リマインダーを自動化
たとえば、介護の現場では、「朝の安否確認」や「服薬リマインダー」の電話を毎日手動でかけている…そんなお話を耳にしたことがあります。
そこで活用されているのが、定期発信の自動化です。 スケジュールに従って自動的に電話をかけ、
「おはようございます。本日は体調はいかがですか？」といった音声ガイダンスを再生。
相手が応答中にボタン（例：1番）を押すことで回答が記録され、その結果に応じて担当者に自動通知を飛ばすこともできます。
「忙しい時間帯に電話に追われる」——そんな日常が、少しずつ変わり始めています。
自動化は電話の役割を変える
これまで、電話は人が電話をかけたり話したりするための単なるツールでした。 しかし今は、ちょっと見方を変えるだけで、業務全体の“流れ”に自然と組み込める存在になってきています。
- 通話履歴のデータ化と蓄積により、対応履歴の見える化が進む
- 顧客対応の進捗状況をチーム全体で共有しやすくなる
- 他の業務システムと連携することで、二重入力や確認作業が不要に
- 情報共有のスピードが上がり、「誰がやったか」がすぐに分かる
つまり「電話」は、単なるコミュニケーションの手段から「業務を動かすトリガー」へ、 他の自動化された業務に「自然と溶け込む存在」へと進化しています。
最後に…
私たちは、現在、「次の時代」に向けた通話サービスを準備中です。
目指しているのは、「手間なく」「直感的に」使える電話API。
専門知識がなくても設定できて、普段使っている業務アプリと自然につながる仕組みです。
毎回かける手間も、記録する手間も、共有する手間も——を軽減することで、 本当に必要なコミュニケーションに集中できるように。
この新しい通話サービスは、現在リリースに向けて準備中です。 今後のご案内も、どうぞお楽しみに～！
